Bisnestä arkistojen kätköistä

Päämajakaupunki Mikkeli haluaa digitaalisten arkistojen päämajaksi. Digitalmikkeli-ohjelman tavoitteena on tarjota uusia liiketoimintamahdollisuuksia digitoimalla yhteinen tieto- ja kulttuuriperintömme.

Arkistojen kätköissä on runsaasti kiinnostavia paperimuodossa olevia tietoja, mutta niihin perehtyminen vaatii aikaa, tutkijan systemaattisuutta ja kestäviä istumalihaksia. Aineistojen muuttaminen digitaaliseen muotoon muuttaa tilanteen, sillä arkistot voivat avautua aivan uudella tavalla ja huomattavasti helpommin, omalla tietokoneella, vaikkapa kotisohvalta.

Soile Kuitunen uskoo sähköisen arkistoinnin mahdollisuuksiin.

Menneisyys näkyväksi

– Ihmiset ovat kiinnostuneita historiasta esimerkiksi yhteiskunnallisesta näkökulmasta. Mitä tapahtui menneisyydessä, miten yhteiskuntamme on kehittynyt aikojen saatossa? Entä mitkä ovat oman identiteetin rakennuspuut? Näistä asioista ovat kiinnostuneet ihan tavallisetkin ihmiset, toteaa Mikkelin kaupungin kehitysjohtaja Soile Kuitunen.

Usko myös uusien liiketoimintamahdollisuuksien löytymiselle arkistojen digitoinnin myötä on Mikkelissä vahva, koska tilausta ja tarpeita asialle tuntuu löytyvän monestakin näkökulmasta. Digitalmikkelin ytimen muodostavat Mikkelin maakunta-arkisto, Suomen Elinkeinoelämän keskusarkisto, Mikkelin ammattikorkeakoulu, innovaatio- ja teknologiakeskus Miktech Oy, Mikkelin Puhelin -konserni, Etelä-Savon tietohallinto Oy ja Kansalliskirjaston Digitointi- ja konservointikeskus. Lisäksi mukana on useita yrityksiä, jotka ovat kiinnostuneita digitoinnista liiketoimintamahdollisuutena tai aineistojen hyödyntämisestä uudenlaisena sisältönä.

– Uudenlaista digitaalista aineistoa hyödyntämään toivotaan myös runsaasti spin-off- tai start-up-yrityksiä kasvamaan toiminnan kylkeen. Tueksi bisneksen kehittymiselle perustamme liiketoiminnan kehitysympäristöä tukevan konseptin, kertoo Digitalmikkelin koordinaattori Mari Kivinen Miktechistä.

Kuntasektori kaipaa kipeästi säästökohteita

Digitaalisten arkistojen lisäksi yhtenä tavoitteena on myös kustannustehokkuuden lisääminen sähköisten palveluprosessien avulla. Kuntataloudessa on valtavia säästöpaineita, joten yhteiset tietojärjestelmäratkaisut ja sähköiset palvelut voivat tuoda helpotusta kulupuoleen. Kuntien tarpeet ovat samankaltaisia, joten on hyvin perusteltua yhdistää toimintoja. Varatoimitusjohtaja Juha Ropponen Miktechistä kuvailee tilannetta esimerkillä:

– Kunnilla on muun muassa jatkuva arkistointivelvoite, joten aineistoja on valtavasti. Paperien säilyttäminen ja ylläpito maksaa paljon, sillä laajan arkiston vaatimat tilat voivat olla kymmeniä hyllykilometrejä. Kuntapuoli on nyt saman tilanteen edessä kuin esimerkiksi pankkisektori 1990-luvun laman aikoihin. Palvelut vietiin verkkoon ja asiakkaiden itsepalveluiksi, koska toimintaa oli pakko rationalisoida.

– Sähköinen arkistointi ja palvelujen vieminen verkkoon ovat asioita, jota kuntien ei kannata toteuttaa yksin. Tässä onkin jo edetty, sillä Kuntien yhteisiä IT-ratkaisuja kehittävä Kuntien Tiera on aloittamassa Mikkelissä SARKK-projektin, jossa sähköistä arkistointipalvelua tarjotaan kunnille alkuvuodesta 2012 alkaen, Mari Kivinen kertoo.

- Digitaalisten arkistojen ympärille tulee monipuolista liiketoimintaa, Mari Kivinen ja Juha Ropponen Miktech Oy:stä ennustavat.

Pioneerityötä monella tasolla

Arkistojen digitalisointi ja kunnallisten verkkopalvelujen kehittäminen ei ole vielä kovin yleistä muissa länsimaissa. Digitalmikkelin visioima tieto- ja kulttuuriperinnön saattaminen aika- ja paikkariippumattomasti saataville on paitsi valtava urakka, myös mahdollisuus sähköisen arkistoinnin tutkimus- ja kehitystoiminnalle. Tavoitteena on olla eurooppalainen palvelu- ja osaamiskeskus arkistoinnin ja sähköisen muistin alalla, josta muutkin maat voivat ammentaa oppia ja kokemuksia. Olennaista on myös integroida eri arkistojen yhteistä toimintaa eli massadigitointia, konservointia, massaneutralointia ja kylmäsäilytystä. Massaneutraloinnilla tarkoitetaan paperin haperoitumisen estävää ph-tason neutralointia kaasuttamalla.

Mutta miksi juuri sähköiseen arkistointiin halutaan panostaa Mikkelissä?

– Mikkeli on arkistokaupunki. Meillä on Helsingin jälkeen eniten arkisto- ja digitointitoimintaa Suomessa jo nyt. Lisäksi on osaamista tässä aihepiirissä muun muassa ammattikorkeakoulussa, joka tarjoaa sähköisen arkistoinnin ja asioinnin ylempää tutkintoa. Ja kolmanneksi, aikanaan on tehty strategisia valintoja. On ymmärretty, että kun maailma digitalisoituu, niin myös arkistoprosessien on mentävä verkkoon. Asiaan on panostettu jo 10 vuotta määrätietoisesti, Juha Ropponen sanoo.

Teksti: Taija Vento
Kuvat: Matti Laitsaari, Miktech Oy ja Microsoft